【トピック】それ議事録ですか？記録ですか？

よく問い合わせがある質問に「UDトークで会議の議事録作れますか？」と言うのがあります。

まずこれに答える前に「そちらにとって議事録とはなんですか？」と言うふうに聞きます。

手っ取り早く言うと、UDトークで作れるのは「記録の一部」です。記録としては

・全文ログ
・音声データ
・動画

などがあります。一つでも全部でも記録が残っていれば「再現」ができます。

では一般に言われている「議事録」とはなんでしょうか？よく目にするのは

・担当を決める
・議事にしたがって記録する
・決定事項を記録する

ここでも「記録」と言う言葉を使いました。つまり議事録とは「限定された記録」とも言えます。

これを踏まえて、「UDトークで会議の議事録作れますか？」と言う問いに答えるなら「従来の議事録はできません」と答えることになるでしょう。つまりUDトークで作ろうとしているものは「すべての記録」であって「限定された記録」ではないわけです。

ただここで面白いのは「すべての記録」から「限定された記録」は「いつでも作ることができる」わけです。つまり「すべての記録」が残っていれば会議で担当を決めて同時に慌てて作っていく必要すらないわけです。おそらく同時に議事録を作っていくのはただの習慣であって効率で言うとむしろ「低い」とさえ言えます。担当者は会議に参加できない、取りこぼすリスク大、誰もやりたがらない。

なのでまず「自分たちにとっての議事録とはなんだろう？」と言うところを考えてもらった上ででは「何を残すべきなのか」と言うところでタスクを見直すのがいいかと思います。

「すべての記録」と「限定された記録」はどちらがいいとかではなく用途が違う友言えます。エビデンスとなるのは「すべての記録」、内容理解の効率化は「限定された記録」でしょう。でもここでも「すべての記録から限定された記録は作る」と言うことは変わりません。いい悪いではなく、必要条件十分条件の話なのです。

ちなみによく新人さんや若い人に「議事録」を作らせている団体が多いですが、今日のトピックから言うと「限定された記録」を作れるのは「内容をよくわかっている人」しかできません。なので「限定された記録」として議事録を作るのであればそこの中で一番内容をわかっている人、つまりリーダーしか作れないのではないかと考えています。逆に「すべての記録」であればUDトークの結果や動画や音声データを使って誰でも作ることができるしその過程も知ることができるので新人さんに担当してもらうのがいいと思います。

と、議事録作成ツールとして紹介してるUDトークとしての考え方をまとめてみました。参考にしてみてください。